Dataverzameling voor CSRD en GHG

Goede duurzaamheidsrapportage begint niet bij de rapportage zelf, maar bij de kwaliteit van je data. Voor transparante en assurance-gerichte rapportage is het belangrijk om databronnen, aannames, emissiefactoren, berekeningen en controles te documenteren. Zeker bij scope 3 is dataverzameling vaak een grote uitdaging. Met een praktische en goed onderbouwde aanpak voorkom je losse Excel-bestanden, onduidelijke definities en discussies vlak voor assurance. Op deze pagina lees je hoe dataverzameling voor CSRD en GHG werkt, welke data je nodig hebt en hoe je van ruwe activity data naar betrouwbare rapportage gaat.

Waarom dataverzameling de basis is voor CSRD en GHG

Dataverzameling voor CSRD en GHG is de stap waarin je vastlegt welke gegevens nodig zijn om je uitstoot correct, volledig en controleerbaar te berekenen. Deze data vormen een belangrijke basis voor de emissiemetrieken in ESRS E1, maar naleving van ESRS E1 omvat ook onder meer beleid, acties, doelstellingen, energiegegevens en transitieplanning.

Het verschil tussen een snelle schatting en een bruikbare rapportage zit meestal niet in de formule, maar in de onderliggende data. Denk aan energieverbruik, brandstofgebruik, inkoopvolumes, transportgegevens, reisdata en HR-data zoals FTE. Als definities niet scherp zijn of databronnen niet aansluiten op elkaar, ontstaan dubbeltellingen, hiaten en onverklaarbare afwijkingen.

Goede dataverzameling helpt je om:

• scope 1, 2 en 3 correct af te bakenen;
• activity data per bron en periode vast te leggen;
• de juiste emissiefactoren en dataverzameling toe te passen;
• aannames en methodiek transparant te documenteren;
• onderbouwing op te bouwen die een assurance-provider kan helpen bij de toetsing.

Hoe CSRD en GHG Protocol samenkomen in je dataproces

Bij veel organisaties ontstaat verwarring omdat CSRD en GHG vaak in één adem worden genoemd, terwijl ze een andere rol hebben. Het GHG Protocol en carbon accounting is het raamwerk voor carbon accounting: het helpt je emissies identificeren, indelen en berekenen. De CSRD bepaalt in bredere zin waarover je moet rapporteren binnen duurzaamheidsverslaggeving, met voor klimaat vooral een duidelijke koppeling naar ESRS E1. Het GHG Protocol is niet automatisch de wettelijk voorgeschreven methode voor iedere CSRD-rapporteur. Bij tegenstrijdigheden hebben de ESRS-vereisten voorrang.

In de praktijk betekent dit dat je voor emissiedata meestal werkt volgens de logica van het GHG Protocol, terwijl je de uitkomsten en toelichtingen gebruikt binnen je CSRD-rapportage. Dat maakt dataverzameling voor CSRD en GHG tot meer dan alleen cijfers verzamelen. Je moet ook documenteren hoe data is verkregen, welke grenzen zijn gehanteerd, welke aannames zijn gemaakt en hoe de kwaliteit is gecontroleerd.

Een sterk dataproces sluit daarom drie dingen op elkaar aan:

• inhoudelijke afbakening volgens scope 1, 2 en 3;
• rapportagevereisten vanuit CSRD en ESRS E1;
• governance, validatie en controlespoor voor assurance.

Of CSRD en welke ESRS-vereisten van toepassing zijn, hangt af van de onderneming, het verslagjaar, de Nederlandse implementatie en de toepasselijke ESRS-versie. Controleer dit tegen de actuele EU- en Nederlandse regels.

Welke data heb je nodig voor dataverzameling voor CSRD en GHG?

De exacte dataset verschilt per organisatie, maar de meeste trajecten starten met een inventarisatie van databronnen die direct of indirect invloed hebben op de CO2-voetafdruk. Het gaat daarbij om activity data: meetbare bedrijfsgegevens die je kunt omzetten naar emissies met behulp van emissiefactoren.

Veelvoorkomende databronnen

• Elektriciteitsverbruik per locatie
• Gasverbruik en ander brandstofgebruik
• Brandstofdata van wagenpark en mobiele werktuigen
• Koelmiddelen en lekverliezen
• Inkoopdata van goederen en diensten
• Transport- en distributiedata
• Zakelijke reizen en woon-werkverkeer
• Afvalstromen
• Productie- of volumedata
• HR-data zoals FTE, headcount of vestigingsstructuur

Wat goede activity data kenmerkt

• Een duidelijke bron, zoals facturen, meters, ERP, TMS of HR-systeem
• Een vaste periode, bijvoorbeeld per maand, kwartaal of boekjaar
• Een eenduidige eenheid, zoals kWh, m3, liters, tonkilometers of euro’s
• Een eigenaar binnen de organisatie die de data kan toelichten
• Een controle op volledigheid en consistentie

Scope 1, 2 en 3: welke gegevens verzamel je per scope?

Een goede uitleg van scope 1, 2 en 3 is essentieel omdat deze indeling bepaalt welke emissiebronnen worden meegenomen. Vooral scope 3 vraagt vaak om meer afstemming, aannames en validatie dan organisaties vooraf verwachten.

Scope 1 – directe emissies uit eigen activiteiten

Scope 1 bestaat uit directe emissies van bronnen die je organisatie bezit of beheert. Voor dataverzameling kijk je hier meestal naar relatief tastbare en intern beschikbare gegevens. Denk aan aardgasverbruik, brandstoffen voor eigen voertuigen, mobiele installaties en emissies uit koelmiddelen.

Benodigde data voor scope 1 kan bestaan uit:

• gasfacturen of meterstanden;
• liters diesel, benzine of andere brandstoffen;
• verbruik van heftrucks, aggregaten of productiemiddelen;
• registraties van koelmiddelbijvulling of lekkages.

Scope 1 kan relatief overzichtelijk zijn wanneer locaties, assets en verbruiksregistraties goed worden beheerd; de benodigde inspanning verschilt per organisatie.

Scope 2 – indirecte emissies van ingekochte energie

Scope 2 gaat over indirecte emissies van ingekochte elektriciteit, warmte, stoom of koeling. Hier verzamel je vooral energiedata per locatie en contractinformatie die relevant kan zijn voor de berekening. Onder het GHG Protocol is dubbele rapportage van scope 2 vereist wanneer de markt daarvoor geschikte contractuele of leveranciersspecifieke gegevens biedt. Onder de toepasselijke ESRS-versie kunnen beide methoden eveneens vereist zijn.

Belangrijke databronnen zijn:

• elektriciteitsfacturen en jaaroverzichten;
• submetering of energiemonitoring per pand of proces;
• contractinformatie over stroominkoop of garanties van oorsprong;
• gegevens over stadswarmte of andere ingekochte energie.

Een veelvoorkomend aandachtspunt is dat locaties verschillende contractvormen hebben, waardoor centrale consolidatie extra controle vraagt.

Scope 3 – overige indirecte emissies in de waardeketen

Scope 3 is vaak de grootste emissiebron. De dataverzameling kan complexer zijn doordat primaire gegevens van leveranciers en andere waardeketenpartners vaak ontbreken. Juist hier wordt duidelijk of je organisatie alleen een berekening wil maken, of goed onderbouwd wil rapporteren voor assurance.

Veelvoorkomende scope 3-bronnen zijn:

• ingekochte goederen en diensten;
• kapitaalgoederen;
• brandstof- en energiegerelateerde activiteiten buiten scope 1 en 2;
• upstream transport en distributie;
• afval uit operationele activiteiten;
• zakelijk reizen;
• woon-werkverkeer;
• downstream transport en distributie;
• gebruiksfase van verkochte producten;
• end-of-life van verkochte producten;
• upstream leased assets;
• processing of sold products;
• downstream leased assets;
• franchises;
• investments.

Deze lijst is bedoeld als illustratie van de 15 categorieën uit het GHG Protocol. Voor CSRD/ESRS rapporteer je de significante of voor de onderneming prioritaire scope 3-categorieën volgens de toepasselijke ESRS-versie en onderbouw je de materialiteitsbeoordeling. Voor een GHG Protocol-conform scope 3-inventaris geldt een bredere categorie-aanpak; uitgesloten categorieën moeten worden verklaard. Soms is leveranciersdata beschikbaar, maar vaak start je met spend data, volumes, afstandsdata of andere proxydata. De kwaliteit van documentatie is hier extra belangrijk, omdat aannames later goed uitlegbaar moeten zijn. Voor verdere verdieping is een Scope 3-dataverzameling gids vaak een logische vervolgstap.

Van ruwe data naar betrouwbare emissieberekening

Dataverzameling is pas waardevol als de gegevens geschikt zijn voor berekening. Daarom volgt na de inventarisatie een vertaalslag van activity data naar emissies. Daarbij koppel je elke dataset aan een rekenmethodiek en een passende emissiefactor.

Een praktisch proces ziet er meestal zo uit:

1. Databron identificeren en afbakenen
2. Eenheid en periode controleren
3. Data opschonen en doublures verwijderen
4. Activiteit koppelen aan scope en categorie
5. Geschikte emissiefactor selecteren
6. Berekening uitvoeren
7. Uitkomst valideren op afwijkingen en plausibiliteit
8. Bronnen, aannames en controles vastleggen

Hierbij is consistentie belangrijker dan schijnnauwkeurigheid. Een volledig gedocumenteerde benadering met heldere aannames is sterker dan een ogenschijnlijk exact getal zonder onderbouwing.

Het belang van emissiefactoren, aannames en methodiek

Een getal is alleen bruikbaar als je kunt uitleggen hoe het tot stand is gekomen. Daarom horen emissiefactoren, aannames en methodiek altijd bij een volwassen aanpak voor dataverzameling voor CSRD en GHG. Dat geldt zeker als je toewerkt naar limited assurance of intern draagvlak voor reductiedoelen nodig hebt.

Leg minimaal vast:

• welke emissiefactor is gebruikt;
• uit welke bron die factor komt;
• voor welke periode de factor geldt;
• waarom deze factor passend is voor de activiteit;
• welke aannames zijn gemaakt bij ontbrekende data;
• welke berekeningsmethode is toegepast.

Vooral bij scope 3 zullen organisaties regelmatig werken met schattingen, spend-based benaderingen of sectorfactoren. Primaire data heeft de voorkeur voor prioritaire activiteiten, maar secundaire data, spend-based methoden, proxydata en sectorfactoren kunnen passend zijn. Zolang je de keuze kunt onderbouwen en duidelijk maakt waar verbeterpotentieel in de datakwaliteit zit.

Hoe je datakwaliteit en validatie goed inricht

Betrouwbare rapportage vraagt om meer dan dataverzameling alleen. Je moet ook kunnen aantonen dat data volledig, logisch en reproduceerbaar is. Validatie is daarom geen eindcontrole, maar een vast onderdeel van het proces.

Praktische validaties die direct waarde toevoegen

• Controleer of alle locaties, entiteiten en perioden zijn meegenomen
• Vergelijk verbruiken met voorgaande jaren of budgetten
• Check opvallende pieken of dalingen in energie- en brandstofdata
• Toets of eenheden consistent zijn omgezet
• Vergelijk scope 3-inkoopdata met financiële totalen
• Laat data-eigenaren afwijkingen bevestigen of toelichten

Documentatie voor audit en assurance

Voor een goed onderbouwde aanpak voor assurance leg je niet alleen de uitkomst vast, maar ook het controlespoor erachter. Denk aan bronbestanden, versies, verantwoordelijke personen, gebruikte rekenregels en notities bij correcties. Daarmee voorkom je dat rapportagekennis alleen in het hoofd van één collega zit of telkens opnieuw moet worden opgebouwd.

Veelvoorkomende knelpunten bij dataverzameling voor CSRD en GHG

In de praktijk lopen organisaties vaak tegen dezelfde problemen aan. Door deze vroeg te herkennen, kun je sneller een werkbaar proces opzetten.

• Data staat verspreid over finance, HR, facility, inkoop en operations
• Definities verschillen per vestiging of business unit
• Leveranciers leveren beperkte of inconsistente scope 3-data aan
• Er ontbreekt eigenaarschap per dataset
• Historische data is niet compleet of niet vergelijkbaar
• Er is wel berekening, maar geen onderbouwing van de methodiek
• Rapportage wordt te laat gestart waardoor validatie onder tijdsdruk plaatsvindt

De oplossing zit meestal niet in meer complexiteit, maar in een strakker proces: heldere scopebepaling, vaste templates, duidelijke data-eigenaren en consistente documentatie.

Een praktische aanpak voor organisaties die auditklaar willen werken

Als je serieus werk wilt maken van CSRD- en ESRS-CO2-rapportage, is het verstandig om dataverzameling procesmatig in te richten in plaats van ad hoc. Een pragmatische aanpak bestaat meestal uit een beperkt aantal logische stappen.

1. Bepaal de organisatorische en operationele afbakening

Leg vast welke entiteiten, locaties en activiteiten binnen de rapportage vallen. Dit voorkomt discussies achteraf over ontbrekende vestigingen of verkeerd toegewezen emissies.

2. Maak een datamapping per scope

Breng per scope 1, 2 en 3 in kaart welke datasets nodig zijn, waar ze vandaan komen en wie eigenaar is. Zo ontstaat snel inzicht in hiaten, overlap en afhankelijkheden.

3. Kies per categorie de best passende methode

Niet elke emissiestroom vraagt dezelfde aanpak. Soms is primaire data beschikbaar, soms werk je met volumes, afstanden of spend data. Belangrijk is dat de keuze verdedigbaar en consistent is.

4. Richt validatie en governance vooraf in

Wacht niet tot de eindfase met controles. Spreek vroeg af wie data aanlevert, wie reviewt, wie goedkeurt en hoe wijzigingen worden bijgehouden.

5. Leg bronnen en aannames direct vast

Wat je tijdens het proces documenteert, hoef je later niet opnieuw uit te zoeken. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en ondersteunt assurance.

Dataverzameling als basis voor reductiedoelen en stuurinformatie

Een goed ingericht dataproces is niet alleen nodig voor compliance. Het kan ook helpen om emissiehotspots, reductiekansen en voortgang beter zichtbaar te maken. Zeker bij scope 3 kan dat verschil maken tussen algemene duurzaamheidsambities en concrete maatregelen.

Met betrouwbare data kun je bijvoorbeeld:

• hotspots in energiegebruik of inkoop zichtbaar maken;
• reductiedoelen onderbouwen;
• jaar-op-jaar voortgang volgen;
• scenario’s vergelijken voor leveranciers, logistiek of mobiliteit;
• interne besluitvorming ondersteunen met heldere analyses.

Dat maakt dataverzameling voor CSRD en GHG niet alleen een rapportageverplichting, maar ook een stuurmiddel voor CO2-reductie.

Meer weten? Neem contact op.